Lorsque l’on possède une adresse mail professionnelle, on peut rapidement se trouver détourné de sa tâche par des questions qui nécessitent parfois une réponse rapide. Le temps perdu après avoir lu et répondu à un mail reste important car pour retrouver une concentration optimale, il faut compter plus d’une minute.

Sur une journée de travail, vous en conviendrez, cela représente beaucoup de temps perdu ! Pour maximiser votre temps de travail et faire en sorte que votre messagerie virtuelle ne devienne pas un frein à votre productivité, voici quelques règles qui peuvent vous aider.

Une hiérarchisation des e-mails reçus

Au sein d’une entreprise, tout le monde ou presque communique par messages virtuels. Ajoutez à cela les nombreuses campagnes e-mailing que vous devez gérer et les réponses aux fournisseurs extérieurs à l’entreprise et vous vous retrouvez avec plusieurs dizaines de mails par jour, sans compter les spams et les fameuses newsletters.

Pour rentabiliser votre temps de travail, commencez par vérifier l’expéditeur du mail qui vient d’atterrir dans votre boîte. Si vous savez ce mail important, consultez-le en priorité et répondez-y si besoin. Ceux que vous jugez de moindre importance peuvent soit attendre la fin de votre tâche soit être classés dans des dossiers pour être lus plus tard.

Une boîte mail qui doit rester professionnelle

Si vous œuvrez dans le milieu du web marketing, vous le savez sûrement, les newsletters représentent une grande partie des mails reçus chaque jour par un individu. Les campagnes e-mailing sont nombreuses et pour peu que vous soyez abonné à un site, votre boîte va se retrouver saturée en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire. Si vous avez commis l’erreur de vous abonner auparavant avec votre adresse mail professionnelle, prenez le temps de vous désabonner, vous y verrez déjà un peu plus clair.

Par la suite, préférez utiliser une adresse secondaire ou personnelle pour vos démarches sur des blogs et autres sites afin d’éviter d’être déconcentré à chaque fois qu’un mail arrive sur votre messagerie.

En ce qui concerne les spams, ils sont également nombreux à atterrir chaque jour sur votre boîte. Pour limiter les dégâts et surtout éviter qu’un virus ne pénètre vos données professionnelles, le mieux est d’installer un logiciel comme Altospam un service de sécurité anti-spam qui va gérer ceci pour vous. En effectuant un tri avant que les mails n’arrivent sur votre compte, vous serez préservé des cyberattaques potentiellement organisées contre votre entreprise, la plus commune étant le phishing. Le fait de tenir un carnet de contact à jour aidera grandement le logiciel à effectuer sa mission de sécurisation.

Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais votre messagerie représente un accès direct à toutes les données de l’entreprise.

Des e-mails clairs et précis

La dernière information qui peut vous permettre de gagner du temps est la suivante : allez à l’essentiel. Lorsque vous rédigez un mail pour un collègue qui travaille à l’étage supérieur, cela ne sert à rien de faire des tournures de phrases trop longues ou inutiles. S’il sait de quoi vous parlez, transmettez-lui l’information dont il a besoin ou posez-lui votre question et replongez-vous dans votre tâche initiale.

Passer trop de temps à rédiger un e-mail est contre-productif quand on sait que cet outil est censé nous faire gagner du temps !

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